Informatikai rendszer modernizálása egy magyarországi fuvarozóvállalatnál

Egy fuvarozó cégnél minden a menetrendről szól: a kamionoknak időben kell indulniuk, a fuvarleveleknek rendben kell lenniük, a diszpécsernek pedig mindig tudnia kell, hol tart a munka. Ha az iroda megáll, megáll minden. Kecskéden, egy családi irányítású fuvarozóvállalatnál, a Re-Vi Trans Kft.-nél pontosan ezt akarták elkerülni, amikor megkerestek minket: azt kérték, hogy az évek alatt összeállt informatikájuk legyen végre stabil, biztonságos és a jövőre is felkészült.

A cég gyorsan nőtt, és ahogy ilyenkor lenni szokott, az informatika mindig „ráér még” alapon fejlődött: ami kellett, az bekerült, de átgondolt terv soha nem készült hozzá. A mi feladatunk az volt, hogy ebből a toldozott-foltozott állapotból korszerű, hosszú távon is fenntartható rendszert építsünk – úgy, hogy közben a napi munka egy percre se álljon le.

Amit a felmérésnél találtunk

Első ránézésre minden működött. Közelebbről nézve viszont kirajzolódott, mennyi minden áll gyenge lábakon:

• Több internetkapcsolat, kihasználatlanul. A cégnek több szolgáltatótól is volt internete, de a hálózat nem tudott velük okosan bánni: ha az egyik akadozott, a másik nem vette át a terhelést.
• Félmegoldásokból összerakott kamerarendszer, amely inkább megnyugtatásra volt jó, mint valódi védelemre.
• Elöregedett, egymástól eltérő számítógépek, ahol minden gép a maga módján tárolta az adatokat.
• És a legnagyobb kockázat: nem volt rendszeres, központi biztonsági mentés.

Ez utóbbi az a fajta hiányosság, amiről mindenki tudja, hogy fontos – egészen addig, amíg nem válik égetően sürgőssé.

Az első lépés: stabil alapok, azonnal

Egy modern IT-rendszer a hálózatnál kezdődik, ezért ott kezdtük mi is: lecseréltük a hálózati eszközöket, és átlátható szerkezetbe rendeztük az egészet. Mivel a mentések hiánya volt a legnagyobb veszély, ezzel párhuzamosan, még a végleges megoldás előtt bevezettünk egy átmeneti, de azonnal működő mentési rendszert. A cél egyszerű volt: a kritikus adatok a lehető leggyorsabban kerüljenek biztonságba.

Amikor a kockázatból valóság lett

Aztán megtörtént az, amitől minden cégvezető tart. Egy merevlemez, amelyen több év kulcsfontosságú munkája volt, váratlanul felmondta a szolgálatot.

Ez az a pillanat, amikor kiderül, mit ér egy informatikai rendszer. Partnerünk segítségével az adatokat sikerült megmenteni – de a tanulság mindenkinek egyértelmű lett: a megelőzés nem költség, hanem biztosítás. Innentől a mentés nem „majd egyszer” feladat volt, hanem az első számú prioritás.

Egy elveszett merevlemez nem informatikai probléma. Egy elveszett merevlemez, amiről nincs mentés, üzleti probléma.

Egységes gépek, rend a levelezésben

A stabil hálózatra építve jöhetett a munkaállomások teljes cseréje. Olyan kompakt, korszerű és energiatakarékos gépeket választottunk, amelyek elférnek egy zsúfolt irodában is, és évekig megbízhatóan dolgoznak. Mindegyikre ugyanaz a szoftverkörnyezet került, így a kollégáknak nem kell gépenként más-más beállításokkal bajlódniuk – egyszerűbb lett a munka, és gyorsabb is.

A levelezés külön fejezetet érdemelt. Korábban minden gép a saját postafiókját töltötte le POP3-mal: ami az egyik gépen volt, az a másikon nem, és ha egy gép elromlott, vele együtt a levelezés egy része is eltűnhetett. Ezt központi IMAP-megoldásra cseréltük, így a levelek mindenhol ugyanazok, folyamatosan szinkronban vannak, és telefonról is elérhetők. Közben több tíz gigabájtnyi üzleti levelezést dolgoztunk fel és rendeztünk el – a cégnek most először van egységes, visszamenőleg is teljes, átlátható levelezése.

Az eredmény

Egy hónap alatt a cég informatikája a „reméljük, nem lesz baj”-ból oda jutott, hogy a vezetés nyugodtan alhat:

• a mentések szabályozottak és folyamatosak – egy újabb lemezhiba már nem vészhelyzet, csak egy csere;
• a hálózat stabil, átlátható, és ki tudja használni a meglévő internetkapcsolatokat;
• a kollégák egységes, korszerű gépeken, gyorsabban dolgoznak;
• a levelezés központi, mobilbarát, és semmi nem vész el belőle.

Hogyan tovább

A munka itt nem ér véget. A következő lépésekben korszerűsítjük a raktár és az irodák közötti kapcsolatot, kiépítjük a teljes telephelyet lefedő vezeték nélküli hálózatot, és tovább támogatjuk a cég digitalizációját. A vezetés nyitottságának és a közös tervezésnek köszönhetően olyan informatikai környezet épül, amely nemcsak a mai napot szolgálja ki, hanem azt is, amerre a cég a következő években tart.